Dasar Pengoperasian Ms Excel

Pengoperasian Dasar Ms. Excel -

Excel merupakan bagian dari Microsoft Office yang secara khusus digunakan untuk pengelolaan angka. Kenapa harus dinamakan program khusus pengolah angka dan mengapa dibedakan antara pengolah kata dengan angka? Angka memiliki pengaturan yang jauh berbeda dibanding dengan kata (teks), sehingga lembar kerjanya pun harus disesuaikan dengan karakteristiknya. Selain itu, berbagai bentuk pengolahan angka yang sering dilakukan, seperti penyusunan data, menghitung, memproyeksikan, menganalisa, serta mempresentasikan data dilakukan dengan pengaturan-pengaturan khusus yang mempunyai tata cara tersendiri, untuk itu Excel diciptakan. Program aplikasi dengan keunggulan spreadsheet ini memiliki lembar kerja yang terdiri dari baris dan kolom. Baris dan kolom inilah yang digunakan untuk pengolahan data.

Operasi Dasar Ms. Excel

Pada excel, kita diharuskan mengenal workbook dan worksheet. Sebab, kedua nama tersebut selalu berhubungan dengan pekerjaan kita. Berikut ini akan dijelaskan beberapa pengoprasian dasar yang dapat dilakukan pada Excel, sebelum melakukan pekerjaan ke tingkat yang lebih lanjut.

Bekerja dengan workbook

Saat pertama kali excel dibuka, kita disediakan sebuah workbook baru dengan tiga buah worksheet (kertas kerja). Hal ini dapat dimisalkan dengan sebuah buku dengan lembaran-lembaran kertas kosong yang dapat anda gunakan untuk menulis atau bekerja.

Pembuatan workbook baru dapat dilakukan dengan cara mengklik tombol Microsoft Office Button: New. Untuk lebih jelasnya perhatikan gambar berikut:

Apabila kita ingin membuat dokumen yang masih kosong, pilih Blank Workbook: Create. Namun, jika kita ingin membuat dokumen dengan menggunakan template yang telah disediakan oleh Excel, maka pilih Installed Templates. Kemudian pilih bentuk template yang diinginkan dan klik Create.

Baca: Cara Menghapus Aplikasi pada PC Secara Permanen

Menyimpan Workbook baru

Saat pertama kali membuka Excel, secara otomatis workbook akan diberi judul Book 1 pada bagian title bar. Kita dapat mengganti namanya sekaligus menyimpannya, dengan cara:

• Klik tombol Microsoft Office Button > Save (Ctrl + S). Sehingga akan muncul kotak dialog Save As seperti gambar di bawah.
• Ketik nama pada bagian File name. 
• Klik save untuk menyimpannya.
• Save As, untuk mencari dan menentukan folder/drive sebagai tempat workbook akan disimpan. Secara default, Excel akan mengarahkan di folder My Document. Dapat dignti dengan menekan tmbol drop-down.
• File name, untuk memberi nama workbook dengan diketikan di dalamnya.
• Save as Type, untuk memilih format penyimpanan
• Tools, berisi menu yang digunakan untuk pengaturan tertentu
• Save, untuk menyimpan workbook.

Secara default, Excel akan menyimpan dokumen dengan tipe format Excel Workbook yang berekstensi .XLSX. Dapat diganti dengan mengklik kotak dialog Save As.

Berikut ini adalah beberapa jenis tipe format penyimpanan pada Excel:

Format	Ekstensi	Keterangan
Excel Workbook	.xlsx	Penyimpanan Excel standar
Excel 97 – 2003 workbook	.xls	Penyimpanan dengan format 97 – 2003
Excel Template	.xltx	Penyimpanan template standar
Excel Template 97 - 2003	.xlt	Penyimpanan template 97 – 2003
XML Speadsheet 2003	.xml	Penyimpanan worksheet dalam format XML

Jika kita ingin menyalin dokumen yang telah dibuat sebelumnya dengan nama yang berbeda, caranya klik tombol Microsoft Office Button > Save As lalu ketik nama dokumennya pada bagian File Name dan tekan Save.

Bekerja dengan worksheet

Workbook dan worksheet merupakan dua elemen yang tidak dapat dipisahkan. Jika sebelumnya kita membahas workbook, maka sekarang kita akan membahas worksheet, yaitu lembar yang digunakan untuk bekerja. Berikut ini adalah dijelaskan mengenai hal-hal yang berkaitan dengan worksheet.

Menambah worksheet

Secara default, saat kita membuka workbook, didalamnya hanya terdapat tiga worksheet yang dapat digunakan untuk bekerja. Seperti halnya sebuah buku, jika buku tersebut sudah habis isinya maka tidak dapat digunakan untuk menulis lagi. Hal serupa juga terjadi dalam workbook, tetapi bedanya jika di workbook kita dapat menambah worksheet yang kita inginkan.
Berikut ini cara untuk menambahkan worksheet:

Cara yang paling mudah dan cepat klik tombol Insert Worksheet, seperti yang terlihat dalam gambar berikut.

Cara lainnya adalah klik kanan mouse dibagian tab worksheet dan pada menu yang muncul dan pilih insert.

Pada kotak dialog insert terdapat dua buah pilihan yaitu General dan Spreadsheet Solution. Keduanya berisi berbagai macam template worksheet yang siap dipakai.

Menghapus worksheet

Jika kita dapat menambahkan worksheet, kita dapat juga menghapus worksheet. Caranya klik kanan mouse pada worksheet yang ingin dihapus, kemudian pada menu yang muncul pilih Delete.

Penghapusan worksheet yang di dalamnya sudah berisi data, akan dimunculkan kotak dialog peringatan. Peringatan ini untuk memastikan bahwa worksheet yang akan dihapus akan hilang permanen. Bila yakin, pilih delete atau cancel untuk membatalkan perintah.

Mengganti nama worksheet

Worksheet secara default sudah diberi nama sesuai dengan jumlah sheet yang telah dibuat. Misalnya sheet 1 yang berarti lembar pertama, sheet 4 yang berarti lembar keempat dan seterusnya. Untuk memberi kemudahan dalam pengolahan workbook, nama worksheet dapat diganti sesuai dengan isi dari dokumen yang dibuat dalam sheet. Hal ini dilakukan agar kita dapat mencari data yang diinginkan dengan mudah dan cepat. Terlebih lagi jika jumlah worksheet yang sudah dibuat cukup banyak.
Caranya sebagai berikut:

• Klik kanan mouse pada tab worksheet yang ingin diganti namanya
• Pilih Rename pada kotak dialog yang muncul, sehingga nama worksheet akan diblog hitam.
• Ketik namanya.

Memindah worksheet

Tab worksheet yang telah dibuat dapat diatur posisinya sesuai dengan yang kita inginkan. Misalnya untuk melakukan pengurutan tertentu agar mudah dalam pengelolaannya. Pemindahan tersebut dapat kita lakukan dengan cepat, dengan cara mengklik tab worksheet yang ingin kita pindah, tahan, dan geser mouse pointer ke tempat yang diinginkan, seperti yang terlihat pada gambar berikut ini.

Baca: Cara Memilih Komputer yang Baik dan Benar

Menyalin worksheet

Suatu saat mungkin kita membutuhkan atau ingin membuat suatu data, tetapi data tersebut hampir serupa dengan dokumen yang sudah kita buat sebelumnya, baik isinya maupun format penulisannya. Untuk menghemat waktu, kita tidak perlu menulis kembali dokumen yang telah kita kerjakan sebelumnya.

Caranya sebagai berikut:

• Klik kanan mouse pada tab worksheet yang ingin kita salin
• Pilih Move or Copy sehingga akan muncul kotak dialog Move or Copy
• Ceklis pada Create a copy, kemudian tekan OK.

Worksheet hasil salinan akan ditandai dengan tanda kurung yang di dalamnya berisi nomor salinan. Misal kita mempunya Neraca 1, maka hasil salinannya adalah Neraca 1 (2), seperti yang terlihat pada gambar berikut.

Selain cara di atas, kita dapat melakukan penyalinan dengan cara menekan tombol Ctrl, lalu ketik worksheet yang ingin disalin, tahan dan seret ke tempat yang diinginkan dengan menggunakan mouse pointer.

Memproteksi Worksheet

Kita dapat melakukan pengamanan terhadap isi dari worksheet yang telah dibuat dengan cara memproteksinya. Hal ini dilakukan agar worksheet dapat terhindar dari pengaksesan oleh orang lain yang tidak kita inginkan. Untuk melakukannya, caranya sebagai berikut:

• Klik kanan mouse pada worksheet yang ingin diproteksi, lalu pilih Protect Sheet, sehingga akan muncul kotak dialog protect sheet seperti berikut.
• Berikan password pada kotak Password to unprotect sheet
•  Pada daftar bagian Allow all users of this worksheet to, pilih beberapa tindakan yang diperbolehkan oleh pengguna lain terhadap worksheet kita, lalu OK.
• Akan muncul kotak dialog Confirm Password, lalu ketikan lagi password yang kita ketikan sebelumnya, lalu tekan OK.

Untuk menghilangkan proteksi yang telah dibuat, caranya klik kanan mouse pada tab worksheet yang sudah diproteksi sebelumnya, kemudian pada menu yang muncul pilih unprotect sheet, dan masukan passwordnya dan klik OK.

Memberi warna tab worksheet

Untuk memperjelas worksheet antara yang satu dengan yang lain, anda dapat melakukan pengaturan warna pada worksheet. Caranya klik kanan mouse pada tab worksheet yang ingin diganti warnanya lalu pilih Tab Color, pilih warna yang kita inginkan.

Menyembunyikan worksheet

Untuk keperluan tertentu, kadang kita harus menyembunyikan worksheet. Misalnya, saat melakukan proses penyuntingan terhadap jumlah worksheet yang terlalu banyak, sehingga tidak mengganggu kita karena terbatasnya ruang daftar tab worksheet.

Langkah untuk melakukannya, klik kanan mouse pada tab worksheet, lalu pada menu yang muncul pilih Hide. Worksheet tersebut akan disembunyikan. Untuk menampilkannya kembali, caranya:

• Klik kanan mouse pada tab worksheet (sembarang) dan pilih Un-hide, sehingga akan muncul kotak dialog un-hide.
• Pilih judul worksheet yang akan ditampilkan kembali, lalu klik OK.

Navigasi Tab Worksheet

Karena terbatasnya ruang pada daftar tab worksheet, worksheet yang telah kita buat dalam jumlah yang banyak secara otomatis akan bergeser ke kiri dan tidak terlihat. Untuk melakukan pengaturannya kita bisa menekan beberapa tombol yang terdapat pada tab navigasi sebagai berikut:

Fungsi dari tombol navigasi tersebut adalah sebagai berikut:

·        Untuk menampilkan tab worksheet pertama (paling kiri)

·        Untuk berpindah satu tab worksheet ke kiri

·        Untuk berpindah satu tab worksheet ke kanan

·        Untuk menampilkan tab worksheet paling akhir (paling kanan)